荥阳慈善总会档案管理制度

一、档案管理

（一）本会档案由综合部集中管理，不得由承办部门和个人分散存放。

（二）各业务部门将档案按档案管理的要求整理后，于次年3月底前统一交综合部，综合部于6月前按规定分门别类进行立卷归档。

（三）接收和借出档案必须认真仔细地点清核对，并办理交接、登记手续。

（四）严格贯彻执行国家的秘密、安全制度，切实做好档案保管的防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防有害生物、防污染等工作，确保档案的安全。

二、归档范围

（一）  上级部门下发的决议、规定、通知等文件材料：本会上报和下发的决议、决定、规定、通知、通报、请示、批示等文件材料。

（二）本会的各种会议记录；本会召开的各种会议材料及领导外出和开会带回来对工作有关系的材料等。

（三）本会工作要点、总结和各种业务材料。

（四）本会经验材料、综合材料，专题调研报告、简报等。

（五）反映本会重要活动的照片、录音带和录像带。

（六）本会历史沿革、大事记、年鉴等文件材料。

（七）本会制定的工作条例、章程、制度等文件材料。

（八）本会各有关部门签定的各种合同、项目协议书、捐赠协议等文件材料。

（九）本会财务相关材料。

三、档案查阅

（一）档案主要供应本会使用，凡查阅档案资料，必须办理查阅登记手续，注明使用目的，并及时向档案室反馈使用档案效果。

（二）各部门人员查阅本部门归档的案卷、资料应在综合部进行备案；外单位借阅档案资料，须持单位介绍信并经办公室主任同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给综合部。

（三）档案材料原则上不借出。如需要借出时，需经办公室主任同意，借出时限为3天。

（四）借阅人对档案应妥善保管，不准抽换折叠涂改、拆散撕页和剪裁；未经同意，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开出去。